Alles, was Sie jetzt wissen und tun sollten

Die Digitalisierung verändert unser Leben zusehend. Und das nicht nur im privaten Umfeld, sondern auch im unternehmerischen Alltag. Für viele Betriebe ist eine digitalisierte Buchhaltung schon lange Standard, andere ziehen Stück für Stück nach. Nun gibt es eine weitere Veränderung, die Unternehmer zur Umstrukturierung der Buchhaltung bewegt: Die anstehende E-Rechnungspflicht ab 2025. Waren bisher nur öffentliche Aufträge davon betroffen, wirkt sich das E-Rechnungsformat jetzt auf noch mehr Unternehmen aus. Auch auf Ihres? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema E-Rechnung wissen sollten.

 

E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was Sie beachten müssen

Als die Pflicht zur E-Rechnung ratifiziert wurde, gab es unter Unternehmern zunächst einen großen Aufschrei: „Noch mehr Bürokratie, noch mehr Vorgaben, noch mehr Komplexität!“ Betrachtet man das Thema genauer, erkennt man schnell: Die neue Pflicht zum E-Rechnungsformat soll vor allem eines bewirken: Effizienz.

Und diese war noch keinem Unternehmer ein Dorn im Auge.

Wenn auch Sie Unsicherheiten im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht plagen, finden Sie hier die Antworten. Wir erklären Ihnen…

• ob das Format der E-Rechnung in Ihrem Betrieb zur Pflicht wird.
• welche Vorteile das standardisierte Rechnungsformat mit sich bringt.
• welches Format bei der E-Rechnung gültig ist.
• welche Veränderungen nötig sind, um die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllen zu können.
• was es bei der Erstellung von E-Rechnungen zu beachten gilt:
• warum zunächst keine Eile besteht, Sie sich aber dennoch zeitnah um die Umstrukturierung bemühen sollten.
• und wie Sie das neue Rechnungsformat für Ihr unternehmerisches Wachstum nutzen können.

 

Was ist eine E-Rechnung? Definition und Sinn

Das „E“ in E-Rechnung steht für elektronische Rechnung. Bei diesem Begriff besteht Verwechslungsgefahr, denn nicht jede elektronisch erstellte Rechnung ist eine E-Rechnung. Doch jede E-Rechnung wird elektronisch erstellt und ist maschinenlesbar. Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine nach einem ganz speziellen Format erstellte standardisierte Rechnung, die eine elektronische Auslesung ermöglicht.

Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge abrechnen, ist dieses Format schon länger Pflicht. Ziel war es, öffentlichen Organen die schnellere Auslesung und automatisierte Rechnungsprüfung zu ermöglichen. Da sich das System gut etablieren konnte, entschied sich der Gesetzgeber nun zu einer Erweiterung der E-Rechnungspflicht. Diese tritt am 01.01.2025 in Kraft. Sinn ist es, Rechnungserstellung, Rechnungsprüfung und Bezahlung standardisieren, digitalisieren und weitgehend automatisieren zu können.

 

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Es gibt verschiedene Kriterien, die darüber entscheiden, ob Sie das neue Format in Ihrem Betrieb nutzen müssen. Aktuell umfasst die E-Rechnungspflicht folgende Aufträge:

• Öffentliche Aufträge
• Aufträge im B2B-Bereich
• Rechnungsempfänger mit Unternehmenssitz in Deutschland

Im Klartext bedeutet dies, dass Sie das neue Rechnungsformat nur verwenden müssen, wenn Ihre Kunden staatlich sind oder es sich um Geschäftskunden handelt und die Umsätze im Inland steuerbar sind. Haben Sie lediglich mit Privatkunden zu tun, bleiben Sie von der Pflicht also unberührt.

Befinden sich in Ihrem Kundenstamm sowohl geschäftliche als auch private Kunden, müssen Sie zukünftig also zwei unterschiedliche Verfahren anwenden:

• Klassische Papier- oder PDF-Rechnung für Privatverbraucher
• E-Rechnung für Geschäftskunden

Diese Unterscheidung klingt zunächst nach zusätzlicher Arbeit. Da die Erstellung der E-Rechnung jedoch automatisiert läuft, reduziert sich Ihr Aufwand in der Rechnungslegung auf die Erstellung der Privatkundenrechnungen.

 

Vorteile der E-Rechnung

Weiter oben haben wir bereits erwähnt, dass die E-Rechnung mehr Effizienz ermöglichen soll. Es handelt sich also um eine Umstellung, die Vorteile mit sich bringt. Diese ergeben sich vor allem aus zwei Faktoren: Automatisierung und Standardisierung.

Als Experten für Themen rund um Rechnungslegung und Steuer nehmen wir Ihnen gerne die Angst vor der Umstellung auf E-Rechnungen. Dazu möchten wir Ihnen diese Vorteile aufzeigen:

1. Zeitersparnis: Da die Erstellung automatisiert erfolgt, reduziert sich der zeitliche Aufwand für die Rechnungsstellung und beim Auslesen der E-Rechnung.
2. Ressourcen- und Kosteneinsparung: Das E-Rechnungsverfahren schont die Umwelt und Ihren Geldbeutel.
3. Fehlerreduzierung: Durch das standardisierte und automatisierte Verfahren sinkt die Fehlerquote signifikant.
4. Prozessoptimierung: Die E-Rechnung verschlankt den Prozess der Rechnungsverarbeitung und sorgt für optimierte Abläufe.
5. Effizienzsteigerung: Als Summe der genannten Vorteile ergibt sich eine spürbare Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen.

 

E-Rechnungspflicht: Gültige Rechnungsformate

Die Pflicht zur E-Rechnung ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Es liegt dem Gesetzgeber fern, Ihnen komplexe Neuerungen aufzubrummen. Darum fiel die Entscheidung darauf, drei verschiedene Rechnungsformate anzuerkennen. Sie alle entsprechen den geltenden Voraussetzungen und ermöglichen es Ihnen, das Format auszuwählen, das am besten zu Ihnen passt:

• XRechnung
• ZuGFeRD Rechnungsformat
• EDI-Verfahren (unter bestimmten Voraussetzungen und nur bis Ende 2027)

Entscheidend ist, ob das jeweilige Format EN 16931 konform ist.

 

Diese Veränderungen sind nötig, um der E-Rechnungspflicht nachkommen zu können

Sie setzen bereits auf eine digitale Buchhaltung? Dann sollten Sie jetzt prüfen, ob dieses die Rechnungsstellung in einem der genannten Formate ermöglicht. Ist das der Fall, sind Sie bereits bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Was Sie tun sollten, wenn Sie Ihre Buchführung analog erledigen:

Nutzen Sie die kommende Zeit, indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Wählen Sie dazu ein Buchhaltungsprogramm aus, das zu Ihrem Unternehmen passt und die gültigen Formate für E-Rechnungen beinhaltet. Alternativ dazu können Sie Ihren Steuerberater um Unterstützung bitten.

 

Das sollten Sie beachten, wenn Sie E-Rechnungen erstellen

Die E-Rechnung ist ein standardisiertes Verfahren. Es gibt also klare Vorgaben, zum Beispiel zu den Pflichtangaben in Beleg. Orientieren Sie sich dabei an den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie Sie auch für klassische Rechnungsformate gelten. Achten Sie außerdem darauf, dass die maschinenlesbare Rechnung den Datenschutzrichtlinien der DSGVO entspricht.

E-Rechnung versenden: Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um eine PDF-Rechnung mit angefügten XML-Dateien. Letztere sind maschinenlesbar und ermöglichen die automatisierte Auslesung. Aufgrund des PDF-Dateityps können Sie die E-Rechnung wie eine klassische Rechnung per Mail versenden. Auch ein automatischer Rechnungsversand aus dem System heraus ist bei einer guten Buchhaltungssoftware möglich. Dieses Vorgehen empfiehlt sich, wenn Sie die Vorteile des Formats nutzen möchten.

 

E-Rechnung empfangen

Unabhängig davon, ob Sie bei der Rechnungsstellung von der kommenden Pflicht betroffen sind oder nicht, müssen Sie als Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein entsprechendes System, mit dem Sie die E-Rechnung importieren und automatisch auslesen können, spart Ihnen viel Zeit.

 

 

Diese Fristen der E-Rechnungspflicht sollten Sie kennen

Wie jede größere Veränderung kommt auch die Pflicht zum E-Rechnungsformat nicht von heute auf morgen. Bereiten Sie interne Prozesse bereits jetzt entsprechend vor, können Sie die jeweiligen Fristen sicherlich problemlos einhalten.

 

Ab 01.01.2025: E-Rechnungen empfangen

Zum Jahreswechsel müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen verarbeiten, elektronisch auslesen und revisionssicher archivieren zu können. Grundsätzlich besteht ab dem 1. Januar auch die Pflicht, Rechnungen im neuen Format auszustellen. Mit Zustimmung Ihrer Kunden können Sie jedoch noch bis Ende 2026 klassische PDF-Rechnungen versenden.

Bis 31.12.2027: E-Rechnungspflicht an Umsatz gekoppelt

Auch im Folgejahr wird es einigen Unternehmen weiterhin möglich sein, wie bisher abzurechnen. Dieser Spielraum bietet sich für Betriebe, deren Vorjahresumsatz unter der 800.000€-Grenze lag.

 

Ab 01.01.2028: Pflicht ohne Ausnahme

Nach der Übergangsphase von drei Jahren soll die Pflicht vollständig umgesetzt werden. Das bedeutet, alle Unternehmen müssen bei der Rechnungsstellung mit dem E-Rechnungsformat arbeiten, sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Faktura für Geschäftskunden
• Im Inland steuerbare Umsätze

 

 

Die E-Rechnungspflicht als Chance für unternehmerisches Wachstum

Die Vorteile der E-Rechnungen lassen sich nicht von der Hand weisen. Wie viele andere Standardisierungen und Automatisierungen verschaffen sie Unternehmen eine neue Effizienz. Dank der Änderungen haben Buchhaltungsabteilungen wieder mehr Zeit für andere Aufgaben, wodurch Sie Zeit und Kosten sparen können.

Gelingt es Ihnen, die E-Rechnungspflicht nicht als „noch so eine Auflage“, sondern als Chance zu betrachten, können Sie maximal von der Umstellung profitieren. Als Experten für Rechnungslegung und Steuerfragen empfehlen wir Ihnen deshalb, diese möglichst zeitnah vorzunehmen. So können Sie bereits ab dem Beginn der E-Rechnungspflicht 2025 von den Vorteilen des neuen Formats profitieren. Während andere Betriebe dann vielleicht noch mit der Umstrukturierung hadern, setzen Sie bereits auf maximale Digitalisierung und Automatisierung – ein Wettbewerbsvorteil, der sich spürbar auf die Verschlankung Ihres Unternehmens auswirkt.