E-Rechnungspflicht 2025 – Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Einleitung: Die E-Rechnung ist Pflicht – sind Ihre Prozesse schon fit?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich. Unternehmen, die steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen mit Sitz im Inland erbringen, müssen seither bestimmte Vorgaben bei der Rechnungsstellung einhalten. Ziel der Reform: Bürokratieabbau, Digitalisierung und Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

Für viele Betriebe bedeutete die Umstellung zunächst organisatorischen und technischen Aufwand. Doch mittlerweile ist klar: Wer frühzeitig reagiert hat, profitiert von effizienteren Prozessen, weniger Fehlerquellen und verkürzten Zahlungswegen. Dieser Beitrag erklärt, was seit 2025 gilt, worauf Sie achten müssen und wie Sie eventuelle Lücken jetzt noch schließen können.

 

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist keine Rechnung im PDF-Format. Auch wenn PDF-Rechnungen elektronisch versendet werden, sind sie kein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz – und somit nicht gesetzeskonform.

Stattdessen verlangt der Gesetzgeber seit 2025 ein strukturiertes elektronisches Format, das eine vollständig digitale Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Die gängigen Formate sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD (ab Version 2.1.1, Profil EN 16931)

 

Gesetzliche Grundlage: § 14 UStG in neuer Fassung

Die gesetzliche Basis der E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde. Die maßgeblichen Änderungen betreffen § 14 UStG.

Gültige Regelung seit 01.01.2025 (H3)

• Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• E-Rechnungen müssen das strukturierte Format nach EN 16931 aufweisen.
• Für die Ausstellung dürfen bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen verwendet werden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027: ausschließlich elektronische Rechnungsformate – ohne Zustimmungspflicht.

 

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen an andere steuerpflichtige inländische Unternehmer erbringen – also den gesamten B2B-Sektor.

Nicht betroffen sind:

• B2C-Leistungen (an Privatpersonen)
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – es gilt jedoch die Empfangspflicht
• Nicht-inländische Unternehmen (außer bei inländischer Betriebsstätte)
• Rechnungen an Behörden – hier gelten ggf. bereits gesonderte E-Rechnungspflichten
• Kleinbetragsrechnungen bis 250€

• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

 

Technische Anforderungen an E-Rechnungen

Damit eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Format: Strukturiert und maschinenlesbar (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
• Inhalt: Gemäß § 14 UStG vollständig
• Übertragung: Elektronisch, z. B. per E-Mail, Plattform, API
• Verarbeitung: Medienbruchfrei möglich
• Archivierung: Revisionssicher und GoBD-konform für 10 Jahre

 

Welche Software unterstützt E-Rechnungen?

Die meisten etablierten Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme haben seit 2024 oder Anfang 2025 entsprechende Funktionen integriert. Bewährt haben sich beispielsweise:

• DATEV Unternehmen Online
• Lexoffice
• sevDesk
• Debitoor
• Sage
• WeClapp

Wichtig: Achten Sie darauf, dass nicht nur der Versand im richtigen Format erfolgt, sondern auch der Empfang und die Archivierung gesetzeskonform sind.

 

Was tun, wenn man noch nicht umgestellt hat?

Zwar besteht noch bis Ende 2026 eine Übergangsfrist, in der klassische PDF-Rechnungen unter Zustimmung des Empfängers weiterhin versendet werden dürfen. Aber: Die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen gilt bereits seit Januar 2025.

Mögliche Risiken:

• Rückweisungen von Rechnungen
• Verzögerte Zahlungen
• Verlust des Vorsteuerabzugs
• Verstöße gegen § 14 UStG

 

Vorteile der E-Rechnung im Unternehmensalltag

Die anfängliche Skepsis gegenüber der Pflicht zur E-Rechnung ist vielerorts geschwunden – denn die Praxis zeigt: Digitalisierung zahlt sich aus.

Unternehmerische Vorteile im Überblick:

• Kostenersparnis durch Wegfall von Druck, Porto, Archivflächen
• Schnellere Bearbeitung durch automatisierte Workflows
• Reduzierung von Fehlern bei Dateneingabe und Buchung
• Zugriffs- und Transparenzvorteile für Buchhaltung, Controlling und Steuerkanzlei
• Verbesserte Liquiditätsplanung durch kürzere Zahlungszyklen

 

Handlungsempfehlung für Unternehmer

Auch wenn Sie aktuell noch PDFs versenden dürfen: Die vollständige Pflicht zur E-Rechnung kommt ab 1. Januar 2027 – und betrifft dann ausnahmslos alle B2B-Unternehmen. Nutzen Sie 2025 aktiv, um Ihre Prozesse rechtssicher und zukunftsfähig auszurichten.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um: (H3)

• Ihre Buchhaltungssoftware zu prüfen oder zu wechseln
• Mitarbeiter zu schulen
• den E-Mail-Versandprozess zu automatisieren
• steuerliche und rechtliche Aspekte mit Ihrem Berater zu klären
• Schnittstellen zu Ihrem Steuerbüro zu optimieren

 

 

Fazit: Pflicht als Chance – und keine, die man verschlafen sollte

Seit Anfang 2025 ist die E-Rechnung gesetzlicher Standard im Geschäftsleben zwischen Unternehmen. Wer sich noch auf Übergangsfristen verlässt, riskiert organisatorische Engpässe und steuerliche Risiken.

Gleichzeitig bietet die neue Regelung zahlreiche Chancen: effizientere Prozesse, geringere Kosten und stärkere Digitalisierung. Unternehmen, die heute handeln, sichern sich nicht nur rechtlich ab – sondern stellen sich strategisch klug für die Zukunft auf.

 

Sie brauchen Unterstützung bei der E-Rechnung?

Egal, ob Sie Ihre Software umstellen, Ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren oder Ihre Mitarbeitenden für die neuen Anforderungen fit machen möchten – wir unterstützen Sie gerne dabei.

Als erfahrene Experten bieten wir Ihnen:

• Eine fundierte Ist-Analyse Ihrer aktuellen Prozesse
• Empfehlungen für passende Softwarelösungen
• Unterstützung bei der rechtssicheren Umsetzung
• Technische und steuerliche Schnittstellenberatung