Tipps und Tricks zur digitalen Buchführung: Von Beginn an Richtig
Als Steuerberater mit Fokus auf die digitale Buchführung bemerken wir immer wieder, dass sich gleich zu Anfang einige Fehler einschleichen, die sich durch Wissen leicht vermeiden ließen. Sie möchten gar nicht auf die digitale Buchführung umsteigen und wollen lieber weiter den analogen Weg gehen? Auch dann ist dieser Artikel Gold wert für Sie! Denn wenn Sie erst einmal all Vorteile wissen…
Aber genug auf die Folter gespannt. Legen wir los!
In einer Welt, die zunehmend digitalisiert wird, ist es auch für Sie als Steuerzahler von großer Bedeutung, Ihre Buchhaltung auf den neuesten Stand zu bringen. Die Digitalisierung Ihrer Buchführung ist kein neumodischer Humbug. Sie bietet tatsächlich zahlreiche Vorteile, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch den Arbeitsaufwand und die Kosten erheblich reduzieren können.
Hier nun unsere Tipps und Tricks, damit Sie als Steuerzahler die Vorteile der digitalen Buchhaltung optimal für sich und Ihr Unternehmen nutzen können.
1. Voraussetzungen schaffen
Bevor es losgeht, muss selbstverständlich erst einmal die Grundstruktur geschaffen werden. Effiziente Strukturen und passende Hard- und Software sind hier unerlässlich. Investieren Sie in Scanner, Scan-Software und eine geeignete Buchhaltungssoftware, um eine nahtlose digitale Dokumentenverarbeitung zu gewährleisten.
Wählen Sie eine Software, die Ihren Anforderungen entspricht. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater mögliche Schnittstellen und stellen Sie sicher, dass die Software den Anforderungen für das ersetzende Scannen gerecht wird.
Die richtige Kombination dieser Komponenten ist das Erfolgsrezept für eine effiziente Buchführung.
Selbstverständlich beraten wir Sie gerne hinsichtlich der, in unseren Augen, besten Buchhaltungssoftware.
2. Sorgfältige Vorbereitung
Haben Sie sich erst einmal die Ausrüstung besorgt, kann es losgehen. Naja, fast. Die Digitalisierung muss vernünftig durchgeführt werden. Alle relevanten Unterlagen müssen in der richtigen Auflösung, Ausrichtung und im passenden Dateiformat eingescannt werden. Achten Sie darauf, dass die Dokumente gut strukturiert und leicht zugänglich sind.
Überlegen Sie sich, wie Sie die Dokumente digital ablegen wollen. Wie sollen die Dateien heißen, wie viele Ordner und Unterordner soll es geben, nach Jahr, Abteilung usw. geordnet.
Überlegen Sie sich eine Struktur, bevor Sie starten. Scannen Sie Papierbelege, sofern sie nicht bereits in elektronischer Form vorliegen. Dokumentieren Sie den Scanprozess ordnungsgemäß, um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sicherzustellen.
Alle Dokumente erst später auf Ihrem Computer zu sortieren, kann zu einem echten Problem werden. Legen Sie also die digitalen Ordner und Unterordner vorab an, so dass jedes gescannte Dokument direkt abgelegt werden kann.
Und ganz wichtig: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Software und führen Sie Schulungen durch. Etablieren Sie neue Routinen und Prozesse, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
3. Kleine Arbeitserleichterungen nutzen
Setzen Sie auf kleine Tricks. Shortcuts in den Programmen können den Griff zur Maus überflüssig machen. Ein zweiter, senkrecht gestellter Monitor kann sich bewähren, da digitale Belege oft im Hochformat vorliegen. Diese kleinen Anpassungen tragen dazu bei, die Effizienz weiter zu steigern und Sie müssen nicht auf einem einzelnen Bildschirm hin und her klicken, sondern können bequem über mehrere Monitor alles auf einen Blick visuell erfassen.
Sicherlich ist eine vollständige Automatisierung nicht in allen Bereichen der Buchführung realisierbar – noch nicht. Dennoch verkürzt die Digitalisierung erheblich die Bearbeitungszeit und steigert die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens.
Abschließend übermitteln Sie die digitalen Daten an Ihren Steuerberater oder direkt an die Finanzbehörden, um den Abschluss des Buchführungsprozesses zu gewährleisten.
Insgesamt bietet die digitale Buchführung zahlreiche Vorteile, angefangen bei der Einsicht in Rechnungen jederzeit und überall bis hin zur Reduzierung des Gesamtaufwandes der Buchhaltung.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jede digitale Lösung automatisch für jedes Unternehmen geeignet ist. Daher ist es ratsam, sich im Vorfeld ausführlich mit den verschiedenen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Die Digitalisierung der Buchhaltung ist kein Selbstläufer, aber mit den richtigen Maßnahmen kann sie zu einer erheblichen Erleichterung im Steueralltag führen. Wir beraten Sie gerne über die Kosten und den anfänglichen Aufwand, um Ihre Buchführung vom Papier in die digitale Welt zu katapultieren.
